納期半減の生産清流化

業務と組織の変革で、しなやかな企業体質を創ります。

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清流化ツールNo8 「出入りするモノきめておく」
 「生産清流化」は、製造企業における業務革新・組織革新のシナリオです。納期短縮を目標として事業環境の変化に対応できるスピードを獲得します。時間・業務・組織という見えにくい対象を見える化しながら進めることが特徴です。

■業務をプロセスで捉える
 業務の流れを改善するにはプロセスアプローチが有効です。プロセスとはインプットをアウトプットに変換するサブプロセスの連鎖です。プロセスアプローチとは業務を作業の連鎖と捉え、それを標準化し、標準を見直すことで改善していくものです。標準化の第一歩は名前をつけることです。その次には名づけられた業務や作業を定義することです。

■担当する主体を決める
 業務や作業の定義は、担当主体を決めることから始めます。業務ならば職場(通常は課単位)なので「○○課が担当する」ということを決めることになります。作業ならば人単位なので「○○担当者がやる」ということを決めるのです。後述するように手順書を作成する場合、「○○課長は・・・○○をする。」「○○担当者は・・・をする。」といったように主語を明確に書くことが重要です。
 意思決定の業務などで、協議して決めるために主体がわからないことが多々あります。そういう場合でも「○○課長は、○○課、○○課と協議して○○を決める。」といったように主体を明確にすることが必要です。

■インプットとアウトプットを決める
 業務や作業はインプットとアウトプットの面からも定義します。何を何に変換するかをです。加工や組立の場合、インプットは材料や仕掛品です。アウトプットは加工後や組立後の製品です。検査作業の場合、インプットは未検査の製品、アウトプットは検査後の製品(合格品と不合格品)です。運搬作業の場合、インプットは移動前の品物、アウトプットは移動後の品物です。
 事務作業は、情報を変換するプロセスです。情報はインプットとアウトプットがわかりにくい場合が多い。それはインプットとアウトプットが標準化されていないことを意味します。これを機に標準化を進めるとよいでしょう。口頭や非定型のメモなどを定型化して書式を決めた帳票にし、その名称を決めます。そうするとインプットとアウトプットは帳票名で特定できます。

■手順書を作成する
 標準化を徹底するには業務や作業のやり方を手順書にまとめることが必要です。手順書とは表や文章で以下のような関係性を記述するものです。

  ・業務と作業の包含関係
  ・作業と作業の前後関係
  ・業務・作業と職場・人との担当関係
  ・作業のインプットとアウトプット
  ・作業のやり方

 手順書は以下のチェックリストで点検するとよりよいものになります。

業務手順書記述チェックリスト
分類観点
業務と作業の包含関係 業務と作業の関係を一覧表に書いたときに不自然でない
作業と作業の前後関係 作業の順序が一覧表に書いたときに不自然でない
前の作業のアウトプットと後の作業のインプットが整合している
業務・作業と職場・人との担当関係 業務の担当部署と作業の担当者の所属関係が整合している
文章に書いたときの主語が明確である
作業のインプットとアウトプット インプット・アウトプットとなるモノが特定できる
インプット・アウトプットとなる情報が帳票名等で特定できる
作業のやり方 「誰が、何を使って、どのように、何を作る」という文章で記述できる

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