納期半減の生産清流化

業務と組織の変革で、しなやかな企業体質を創ります。

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清流化ツールNo44 「掃除が必要 情報も」
 「生産清流化」は、製造企業における業務革新・組織革新のシナリオです。納期短縮を目標として事業環境の変化に対応できるスピードを獲得します。組織革新を進めるには個人のレベルアップが欠かせません。そのキーワードは「学ぶ化」です。改善を習慣化することで個人の心と技を変えていきます。

■改善の基本は5S
 改善を習慣化するには5Sを基本にすることが効果的です。5Sすなわち整理・整頓・清掃・清潔・躾を実行することで改善の効果を目で見える形で実感するすることができます。また5Sは組織内のコミュニケーションの基礎でもあります。例えば整理とは「必要なものと不要なものを区別して不要なものを捨てること」ですが、これは物品の用不要に関する職場のルールを目で見える形にすることです。ルールを目で見るコミュニケーションによって伝達することに他なりません。また整理を進めると、不要物が置いてあれば、ひと目でルールが守られてないという状態が伝達できます。これも目で見るコミュニケーションです。

■情報の清掃とは
 情報も5Sが必要です。そして整理からはじめ、次に整頓を進めるのが定石です。その次は清掃となります。情報の清掃とは「情報のゴミや汚れがない状態にすること」です。必要な情報がすぐに取り出せてもそれが汚れた状態ではミスの元になります。
 情報のゴミや汚れとは具体的には次のようなものです。

  ・必要な項目が欠けている
  ・必要ない項目が含まれている
  ・間違ったデータが含まれている
  ・手書き文字がきたなくて読み間違える
  ・古いデータが更新されていない
  ・数字に単位が入っていない
  ・コンピュータ処理の場合、全角や半角が指定と違う
  ・コンピュータ処理の場合、文字コードが指定と違う

■空欄をなくす
 情報の清掃はまず必要な項目が欠けている状態を撲滅することからはじめるとよいでしょう。伝票や帳票など定型化した文書ならば空欄をなくすことです。空欄のある帳票はゴミのある不良品として前工程に差し戻すのが定石です。部品の欠品や不良品には厳しい会社でも、データの欠落には寛容な場合が多いのです。そうした風土を変えるのが情報の清掃の第一歩です。
 注意したいのは「該当するモノがない」場合に「空欄にしない」ことです。例えば納品物の一覧表に付属品の項目があったとしましょう。付属品がない場合には「なし」と記入します。空欄を許すと「付属品なし」なのか「付属品があるのに記入を忘れたのか」のか区別がつきません。
 コンピュータ処理の場合、入力画面のチェックで未入力を不可としておくのがよいでしょう。

空欄がある図面例

■備考をなくす
 帳票など定型化した文書では「備考」という項目にお目にかかることがあります。この「備考」は曲者です。空欄でも済まされてしまうことが多い。一方、何を書いてもよいというということも多いものです。「備考」に書きたい事項は何なのか、定型化するときによく検討する必要があります。例えば納品物の一覧表ある「備考」に書きたいのは「納品の指定時間」だったり「納品の指定場所」だったり「相手先の担当者」だったりします。できるだけ項目を定型化することが重要です。

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