納期半減の生産清流化

業務と組織の変革で、しなやかな企業体質を創ります。

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清流化ツールNo49 「名前にとことんこだわりを」
 「生産清流化」は、製造企業における業務革新・組織革新のシナリオです。納期短縮を目標として事業環境の変化に対応できるスピードを獲得します。組織革新の方向は自律化です。自律化によって組織の意思決定スピードを速くします。意思決定を速くするために組織は「分権化」していきます。組織の前線に意思決定権限を持たせることによって変化への対応を速く自律的にできるようにします。

■自律組織の単位
 企業全体の変革スピードを上げるには、企業が自律的な単位組織で構成される必要があります。単位組織とは概ね20名以下の集団です。企業によって違いますが、課や係と呼ばれている部署が相当します。課や係があたかもひとつの企業のように自律的に意思決定して行動を変革するのが目指すところです。京セラで行われているアメーバ組織が自律的な単位組織に該当するでしょう。

■コミュニケーションの基盤を作る
 自律的な単位組織に限らず組織の能力は、個々の人材能力と組織のコミュニケーション能力で決まります。組織のコミュニケーションとは単に会話を指すのではありません。コミュニケーションは方法だけでも以下のようなものがあります。

コミュニケーションの方法
分類内容
会話話す 聞く 身振りで示す 発表する 指示する
文書書類で示す 掲示する 画面で写す
共通体験同じ状況を見る 共同作業する 同じ釜の飯を食う

 さらにコミュニケーションとはこうした方法を使って共通理解をすることが目的です。コミュニケーションの目的は以下のように業務と価値観を理解することです。

コミュニケーションの目的
目的分類内容
業務の理解・使っている単語や言葉が共有化されている
・業務や意思決定の手順が共有化されている
価値観の理解・組織として目指す共通の価値観が理解されている
・個人ひとりひとりが持つ世界観や価値観がお互いに理解されている

■名前にとことんこだわる
 コミュニケーションの第一歩は使っている言葉を共有化することです。英語、日本語、方言といった使用言語が統一されていることはもちろんです。社内用語の統一が必要です。社内で使っている単語の理解が人によって違っていたらコミュニケーションは成り立ちません。社内用語の中でもまずは名詞が重要です。名前が何を示すのかを統一しましょう。
 ある会社で営業部門と生産部門の人の会話が噛み合わないことがありました。どうも「ショウザイ」という言葉の理解が違うようでした。営業の人は「商材」を言っていました。光学製品の生産部門の人は「硝材」つまりレンズに使うガラス材料を思い浮かべていたのです。
 これは少し特殊な例でしょう。一般的にモノの名前は統一しやすいのですが、情報や抽象的なことがらの名前は統一しにくいことが多いようです。特に業務や意思決定の手順を共有化しようとすると文書名や会議名の統一が重要です。

■文書タイトルと議事録作成を徹底する
 情報は捉えにくい対象ですが、文書の形になっているときがチャンスです。文書名つまり文書のタイトルで識別できます。文書を作成する場合に必ず適切なタイトルをつける。そしてそのタイトルで識別することを徹底しましょう。コンピュータを使った情報システムでも画面や帳票にはタイトルを必ずつけることが基本です。
 また、会議は認識しにくい対象のよう、新しい会議の名称はなかなか定着しないものです。会議を招集する場合にはメールを使うことが多いでしょう。そのメールに必ず会議名称を記載するとよいでしょう。また会議の議事を事前に提出すること、終了後には議事録を作成して配布することを徹底しましょう。議事や議事録に会議名称を記載することは言うまでもありません。

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