納期半減の生産清流化

業務と組織の変革で、しなやかな企業体質を創ります。

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清流化ツールNo50 「人と期日を約束し」
 「生産清流化」は、製造企業における業務革新・組織革新のシナリオです。納期短縮を目標として事業環境の変化に対応できるスピードを獲得します。組織革新の方向は自律化です。自律化によって組織の意思決定スピードを速くします。意思決定を速くするために組織は「分権化」していきます。組織の前線に意思決定権限を持たせることによって変化への対応を速く自律的にできるようにします。

■自律組織の単位
 企業全体の変革スピードを上げるには、企業が自律的な単位組織で構成される必要があります。単位組織とは概ね20名以下の集団です。企業によって違いますが、課や係と呼ばれている部署が相当します。課や係があたかもひとつの企業のように自律的に意思決定して行動を変革するのが目指すところです。京セラで行われているアメーバ組織が自律的な単位組織に該当するでしょう。

■コミュニケーションの基盤を作る
 自律的な単位組織に限らず組織の能力は、個々の人材能力と組織のコミュニケーション能力で決まります。組織のコミュニケーションとは単に会話を指すのではありません。コミュニケーションは方法だけでも以下のようなものがあります。

コミュニケーションの方法
分類内容
会話話す 聞く 身振りで示す 発表する 指示する
文書書類で示す 掲示する 画面で写す
共通体験同じ状況を見る 共同作業する 同じ釜の飯を食う

 さらにコミュニケーションとはこうした方法を使って共通理解をすることが目的です。コミュニケーションの目的は以下のように業務と価値観を理解することです。

コミュニケーションの目的
目的分類内容
業務の理解・使っている単語や言葉が共有化されている
・業務や意思決定の手順が共有化されている
価値観の理解・組織として目指す共通の価値観が理解されている
・個人ひとりひとりが持つ世界観や価値観がお互いに理解されている

■理解のうえに遵守
 コミュニケーションの目的は前述したように業務と価値観を理解することです。しかし理解しただけではチームとして機能しまんせん。社会人として法律を理解しているだけでは不足で、その法律を遵守しなければ反社会的な犯罪者です。企業でも業務と価値観に関する約束事を知るだけでは不足で、守ることが重要なのです。

■人と期日を約束する
 業務の基本ルールを理解して遵守することは規則やマニュアルを使って達成できるでしょう。さらに個別の決定事項を遵守することが求められます。そこで重要なのは会議の議事録です。「会議を開催したら議事録や会合記録を発行する」というのもひとつのルールですが、その中に決定事項を書くことも徹底しましょう。これができていない会社やチームが多いのです。決定事項でアクションが伴う場合には人と期日を明確にし「誰がいつまでにやるか」を記載することが重要です。
 さらに決定事項が遂行されているかを次回の会議で確認します。こうして「約束を守るという価値観を共有化してそれも守る」ことがチームの強さにつながります。

会合記録の例
品質会議記録

1.日時:2015年6月23日(火)14:00〜15:00

2.場所:田中産業本社

3.出席者:田中社長 加藤部長 大木部長 門脇部長 若槻(文責)

4.次回:7月14日(火)15:00

5.内容:
■報告事項
・全社の品質状況の報告
   配布資料:「品質月報 品質管理部 2015年6月23日」

・製品Aの不良率の改善進捗の報告
   配布資料:「不良発見率改善の対策 製造部 2015年6月23日」

■決定事項
・製品Aについて以下を実施し、次回再度報告する。
   不良発見率の継続調査(大木部長)
   対策残件の実施(門脇部長)
                     以上

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